Положение об управлении делопроизводства Администрации Великого Новгорода
Утверждено
постановлением Администрации
Великого Новгорода
от 15.08.2008 № 231
1. Общие положения
Управление делопроизводства Администрации Великого Новгорода (далее - Управление) является структурным подразделением Администрации Великого Новгорода. Управление в своей деятельности подотчетно Мэру Великого Новгорода и управляющему Делами, председателю комитета муниципальной службы Администрации Великого Новгорода.
Управление в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, областными законами, муниципальными правовыми актами Великого Новгорода, а также настоящим Положением.
Положение об Управлении утверждается постановлением Администрации Великого Новгорода.
Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Администрации Великого Новгорода, Думой Великого Новгорода, органами государственной власти.
Управление имеет бланк письма, круглую печать для документов, печать канцелярии.
Место нахождения Управления: Великий Новгород, Большая Власьевская улица, д. 4.
2. Основные задачи Управления
Основными задачами Управления являются:
организация документационного обеспечения деятельности Мэра Великого Новгорода и Администрации Великого Новгорода;
обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Администрации Великого Новгорода и ее структурных подразделениях.
3. Функции Управления
Основными функциями Управления являются:
изучение опыта в области документационного обеспечения управления, применения современных информационных технологий для подготовки и обработки документов;
подготовка проектов нормативных актов, методических материалов по вопросам документационного обеспечения, работы с документами;
методическое руководство работниками, отвечающими за организацию делопроизводства в Администрации Великого Новгорода и ее структурных подразделениях;
обучение работников Администрации Великого Новгорода, оказание им консультативной помощи по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;
контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации Великого Новгорода, приемных Мэра Великого Новгорода, первого заместителя и заместителей Главы администрации Великого Новгорода;
ведение базы данных по вопросам, входящим в компетенцию Управления, обеспечение соответствующего режима доступа к данным электронным документам;
согласование в пределах компетенции Управления технических заданий на разработку информационных и документационных технологий, внедряемых в Администрации Великого Новгорода;
разработка унифицированных форм документов, используемых в Администрации Великого Новгорода;
выпуск постановлений и распоряжений Мэра Великого Новгорода, Администрации Великого Новгорода;
редактирование проектов постановлений и распоряжений Мэра Великого Новгорода, Администрации Великого Новгорода, служебных писем, подготовленных на бланках Мэра и Администрации Великого Новгорода, с целью приведения их в соответствие с правилами документоведения, включая языковые требования, предъявляемые к официальным документам;
организация компьютерного изготовления (форматирования) текстов решений Думы Великого Новгорода, постановлений, распоряжений, писем на бланках Администрации Великого Новгорода, оформление текстов Почетных грамот, Благодарственных писем, Благодарностей Мэра Великого Новгорода;
прием, учет, регистрация и отправка служебных документов, выполнение информационно-справочной работы по этим документам;
осуществление совместно с консультантами Мэра Великого Новгорода и первого заместителя Главы администрации Великого Новгорода, помощниками заместителей Главы администрации Великого Новгорода, лицами, ответственными за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, контроля за своевременным рассмотрением входящей корреспонденции, выполнением резолюций руководства и соблюдением сроков подготовки ответов, а также за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
выполнение печатных, копировально-множительных работ;
подготовка сводной номенклатуры дел Администрации Великого Новгорода и номенклатуры дел подразделений Управления;
формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, оформление, учет и хранение дел в течение установленного срока, передача их на хранение в установленном порядке, уничтожение документов с истекшим сроком хранения;
подготовка описей документов и передача их в отдел по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода;
выдача в установленном порядке по запросам структурных подразделений Администрации Великого Новгорода, организаций и граждан заверенных копий документов и выписок из них;
регистрация заявок на изготовление печатей и штампов, учет и контроль за использованием и хранением печатей и штампов в Администрации Великого Новгорода.
4. Права Управления
Для осуществления своих задач и функций Управление имеет право:
запрашивать и получать от структурных подразделений Администрации Великого Новгорода, организаций и должностных лиц материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на Управление;
осуществлять проверку выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации Великого Новгорода;
возвращать на доработку в комитеты, управления, отделы Администрации Великого Новгорода проекты документов, оформленные с нарушением установленных требований;
пользоваться информационными базами данных, имеющимися в распоряжении Администрации Великого Новгорода, ее структурных подразделений, Думы Великого Новгорода по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;
созывать совещания работников Администрации Великого Новгорода по вопросам документационного обеспечения управления, организации делопроизводства и осуществления контроля за своевременным исполнением служебных документов.
5. Обеспечение деятельности Управления
Правовое, материально-техническое, информационное обеспечение деятельности Управления осуществляют правовое управление, комитет по информатизации, хозяйственный отдел Администрации Великого Новгорода.
6. Структура Управления
Структура и штаты Управления определяются штатным расписанием Администрации Великого Новгорода.
В состав Управления входят:
отдел документов;
канцелярия.
Работники Управления принимаются на работу и увольняются с работы Мэром Великого Новгорода по представлению начальника Управления, согласованному с управляющим Делами, председателем комитета муниципальной службы Администрации Великого Новгорода.
7. Руководство Управлением
Управление возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Мэром Великого Новгорода в соответствии с действующим законодательством.
Начальник Управления:
руководит деятельностью Управления на принципах единоначалия, обеспечивает решение возложенных на Управление задач, несет персональную ответственность за результаты его деятельности;
вносит предложения Мэру Великого Новгорода об изменении структуры и штатного расписания Управления, о назначении на должность и освобождении от должности работников Управления, о поощрении работников и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;
распределяет обязанности между работниками Управления, разрабатывает и утверждает их должностные инструкции.